איך מכינים רשימת מוזמנים לחתונה?

בנוסף, גני האירועים מאפשרים לעיתים קיום של אירועים בעלי כמות מוזמנים קטנה, יחסית, רק בעונות מסויימות, ומעדיפים אירועים גדולים יותר בעונות השנה ובתאריכים המבוקשים. לכן, כאשר אתם ניגשים לקבל הצעת מחיר מגן אירועים, רצוי שתהיה לכם רשימה ראשונית של מוזמנים, המאפשרת הערכה גסה לגבי כמות האורחים הצפויים להגיע לחתונה.

רשימת האורחים כוללת, בשלב ראשון, את המשפחה הקרובה והמורחבת משני הצדדים, חברים, קולגות לעבודה, שכנים ומכרים נוספים. חשוב לשתף את ההורים בהכנת רשימת המוזמנים לחתונה, מאחר וחתונת הבן או הבת היא שמחה גם שלהם, וגם כי לעיתים, ההורים הם אלה שמממנים חלק מהאירוע ולכן חשוב שקולם יישמע. כדי להקל על הזוג הצעיר את התהליך, אפשר אפילו לבקש מההורים שהם אלו שרכיבו את רשימת המוזמנים מכל משפחה ואליה יוסיפו את החברים והמכרים שלהם. באופן כזה, תוכלו פשוט לאחד את הרשימות שתקבלו מההורים, ואליהן להוסיף את המוזמנים שלכם. כדאי לבנות טבלה ממוחשבת, שבה יופיעו בצורה מסודרת שם המוזמן, מספר הנפשות, טלפון לאישור הגעה וכתובת, במידה ויש צורך במשלוח הזמנה בדואר.

במקרים של התלבטות בנוגע להזמנת אורח מסוים, דעו שעדיף לשלוח הזמנה ולהסתכן בכך שהאורח לא יגיע, מאשר לא להזמינו, ולגרום לו להיעלב שלא הוזמן. לאחר שבידכם הרשימה הראשונית, תוכלו לקבל הערכה לגבי מספר האורחים בחתונה.

עם הרשימה הזאת תוכלו לגשת אל גני האירועים אשא רלוונטיים למספר המוזמנים שבידכם, ולהתחייב למספר מנות ריאלי. זמן קצר לפני מועד החתונה, רצוי לערוך סבב אישורי הגעה, ולוודא מי מהאורחים צפוי להגיע בפועל לחתונה. ניתן לחסוך עלויות ולהסתייע בחבר קרוב או משפחה, שיעשו זאת עבורכם או לחילופין, לשכור אחת מהחברות החיצוניות, המספקות את השירות. רצוי לעדכן את גן האירועים במספר המנות המדויק עד כשבוע לפני האירוע. יש לקחת בחשבון, שגם לאחר ארגון רשימת האורחים הסופית, כדאי להתחייב לכ- 10% פחות מנות מהמספר אליו הגעתם ברשימה, זאת מאחר ובזמן האירוע, האולם מסוגל לספק עד כ- 10% יותר מנות מזה שאליו התחייבתם מראש.

בברכת מזל טוב,

צוות מאורסים.