תכנון אירוע משפחתי הוא עבודה לא פשוטה, כאשר סוד הצלחתו תמיד היה ונשאר בפרטים הקטנים. בחירת גן אירועים במרכז, תקליטן לחתונה, צלם אירועים, הקייטרינג, הבגדים, ההזמנות, לכל הללו תהה השפעה מכרעת על הצלחת האירוע, אולם הדבר שיעשה את ההבדל בין אירוע שמח ומלהיב לארוחת ערב חגיגית ככל שתהיה, אלה האורחים עצמם.
אנשים שטרחו במיטב מחלצותיהם, לחתום על צ'ק ולהגיע על עקבים אל תוך אזור תעשיה בעיר לא ידועה, מצפים לכל הפחות לחוש שבעלי האירוע כיבדו אותם וחפצים בנוכחותם. כאשר קיים פער גאוגרפי בין מיקום האירוע לבין אזור המגורים של חלק מהאורחים, נדרשת חברת הסעות לאירועים, גם על מנת להבטיח שכמה שיותר אורחים יגיעו וישתתפו בשמחה, וגם על מנת לאפשר לאורחים את הנוחות שבהסעה, ללא הצורך לנהוג למרחק בשעות מאוחרות, וכן ליהנות ללא מגבלה גם משתיית אלכוהול המוצע במסיבה.
האינטרנט מלא בחברות המציעות שירותים כאלה ונהוג להניח כי המחיר הוא הפרמטר היחיד שרלוונטי על מנת לבחור חברה ולצאת לידי חובה. אולם חשוב לתת את הדעת על נקודות נוספות שלהן עשויה להיות השפעה מכרעת על האירוע:
• גודל החברה- מוטב להזמין שרות הסעה לאירוע מחברה גדולה ומוכרת אשר ברשותה צוות גדול של נהגים מנוסים וצי של אוטובוסים, ולא להסתפק בעסק מקומי קטן בו הבעלים מציע את שרותיו, וזאת על מנת שתהיה היכולת לתת מענה במקרה של תקלה או בעיה. הן אם מדובר בתקלה ברכב ההסעות או מחלה פתאומית של הנהג, אסור שיהיה מצב בו 50 אורחים שלכם יחכו בנקודץ האיסוף עד שימצא פתרון. חברה גדולה ורצינית תדע לתת פתרון לפני שתדעו בכלל שהייתה בעיה.
• רמת האוטובוסים- יש לוודא כי האורחים שלכם ייסעו באוטובוס חדיש, ממוזג, נוח ונקי. אורחים שיזיעו בשל תקלה במזגן, יתבדר שערם ברוח החלונות הפתוחים או יספגו לאורך הנסיעה את ריח ושומן החטיפים שנותרו באוטובוס מהסעות הילדים שביצע בצהריים, יביאו אל האולם אורחים זועפים שלא יהיו במצב רוח לרקוד, לשמוח ולשמח.
• ביטוח מקיף לאורחים- עם כל הרצון והתקווה שהכול יהיה בסדר, חשוב לוודא שלחברת ההסעות יש ביטוח מלא ומקיף לכל האורחים הנוסעים עמם, לכל נזק שעשוי להיגרם, ועל כך לא נרחיב.
• נהג- יש לוודא עם חברת הנסיעות טרם ביצוע ההזמנה מי הנהג שישלח לנסיעה. חשוב שיהיה מדובר בנהג שמכיר את הדרך, ימנע מפקקים מיותרים ויוביל את האורחים בבטחה תוך עמידה בלוח הזמנים אל האירוע שלכם.
• סבלנות וגמישות- אמנם חשוב לתאם לפני זמן ליציאת ההסעה וכן זמן חזרה, אולם גמישות הנהג חשובה אף היא. יש לזכור שמדובר באנשים מבוגרים, וחשוב שהנהג יגלה סבלנות להשיב את כל האורחים בחזרה לנקודת הפיזור, ואם צריך להמתין דקות אחדות לדודה שנפרדת או מצטלמת, מוטב שיעשה זאת בסבלנות ולא ייצר עבורכם משבר משפחתי לשנים קדימה.
שתף:
