ארגון הסעות לחתונה - מאורסים מאורסות.
לפני שמארגנים הסעות לחתונה, יש להתייחס למספר פרמטרים:
1) למי מיועדת ההסעה לחתונה? לקהל המבוגר? לקהל הצעיר? אולי גם וגם?
2) מהי מטרת ההסעה? מיקום האולם ביחס למגורי האורחים? הרצון לאפשר לאורחים לצרוך אלכוהול בלי חשש? חוסר ניידות של האורחים?
3) לכמה אנשים מיועדת ההסעה?
לכל הדילים של הסעות לחתונה לחצו כאן >>>
המטרה וקהל היעד
במקרה שההסעה לחתונה מיועדת לקהל הצעיר והמטרה היא לאפשר להם לצרוך אלכוהול ו"לקרוע" את הרחבה בלי חשש, שעת החזרה גמישה יותר. עם זאת, יש לקחת בחשבון את היום בשבוע בו נערך האירוע, ואם למחרת הוא יום עבודה.
במידה וההסעה לחתונה מיועדת הן לקהל מבוגר והן לקהל צעיר, ההמלצה היא להפריד את ההסעה ל-2 רכבים. כך תאפשרו לאורחים גמישות בשעות החזרה.
בנוגע לשעת האיסוף, כדאי להתייחס לשעת סיום העבודה של האורחים, משך הנסיעה מנקודות האיסוף לאולם, עצירות ביניים (במידת הצורך), זמני המתנה ועומסי תנועה.
בימי החורף כדאי לקחת מקדם בטיחות נוסף, כשהימים המתקצרים ומזג האוויר הגשום, עלולים ליצור עומסי תנועה.
נקודות איסוף
החליטו מראש על נקודה/נקודות האיסוף, בחרו מקום מרכזי, מואר ונגיש לאנשים בתחבורה ציבורית או מקום הסמוך למגרש חנייה .
חשוב שהאוטובוס ימתין במיקום בולט, אך לא יפריע לתנועה ויאפשר עלייה בטוחה.
בקשו מחברת ההסעות לתלות שלט עם שמכם, תאריך האירוע ומיקום האירוע על מנת להקל על האורחים.
מי האחראי + רשימת אורחים
למנות בכל נקודת איסוף ראש קבוצה ולצייד אותו מראש ברשימת האורחים שנרשמו ומספרי הטלפון שלהם.
כדאי לשלוח גם לנרשמים את מספר הטלפון של אחראי הקבוצה, כדי שיוכלו לעדכן אותו בזמן אמת במידה ומתעכבים.
ראש הקבוצה יוודא שכל מי שנרשם הגיע או יוכל לצלצל לאלה שלא הגיעו ולוודא את הסטטוס שלהם.
במידה ושכרתם מנהל אירוע חיצוני, תוכלו למנות אותו לאחראי על הנושא בסוף האירוע, וכך לאפשר לראש הקבוצה לנוח בחזור.
מנהל האירוע יוודא בסוף האירוע שכל מי שנרשם אכן עלה להסעה.
לפני יציאה ההסעה בחזור, חובה לבקש מהדיג'יי לכרוז מספר פעמים ולעדכן את האורחים על כך שההסעה יוצאת.
- מודעה -
שכולם ידעו שיש הסעות לחתונה
כדאי להודיע מראש על קיום הסעה לחתונה לאורחים שלדעתכם יעזרו בה.
במהלך אישורי ההגעה, בררו מי יצטרף להסעה ותערכו רשימה. חשוב לעדכן את האורחים מראש בטווחי השעות של ההסעה.
עדכנו את האורחים על מיקום ההסעה ושעה היציאה +טלפון של איש קשר רלוונטי.
ביום האירוע, שלחו הודעת תזכורת בSMS או וואטספ לאורחים שנרשמו.
שעת היציאה חזרה תלויה במשך הנסיעה חזרה וביום בשבוע. במידה ומדובר ב-2 רכבים, מומלץ להוציא הסעה ראשונה ב-24.00 והסעה שנייה סביב 01.30/02.00.
לסיכום...
סכמו מראש עם חברת ההסעות לחתונה טווח שעות (תחילת איסוף מ__ ויציאה חזרה לאולם עד השעה ___).
בקשו מראש טלפון של איש קשר מטעם החברה, אותו תוכלו לעדכן במהלך הערב, במידה ותרצו לערוך שינוי בלוחות הזמנים, בהתאם למצב האורחים והתקדמות האירוע.
לפני שבחרתם חברת ההסעות, קבלו הצעת מחיר ממספר חברות. מומלץ לשכור חברות מורשות ולא נהגים בודדים.
שריינו מראש רכב שמתאים לכמות האורחים הרשומים להסעה.
בדקו את סוג הרכב שאתם צפויים לקבל והאם הוא מכיל פינוקים לאורחים (אינטרנט אלחוטי, מקרר משקאות, מסכי טלוויזיה, שקעי טעינה וכו').
סכמו מראש על מספר נקודות איסוף/פיזור. חשוב מאוד לערוך חוזה מסודר, זכרו- מה שלא רשום לא קיים.
בקשו, במידת הצורך, עצירת בינים על מנת להקל על האורחים.
ציידו מראש את נציג המשפחה עם מעטפת התשלום לנהג, אשר תימסר בסיום הפיזור.
ציידו את רכב ההסעות בחזור בבקבוקי מים/קפה ושקיות (למי ששתה יותר מידי).
עדכנו מראש את האולם לגבי שעות ההסעה, כדי שיהיו ערוכים בזמן (לדוגמא, שקבלת הפנים תהיה מאורגנת עד למועד הגעת ההסעה או שיספיקו להוציא מנות/קינוחים בהתאם למועד היציאה חזרה).
במידה וההסעה חזור יוצאת לפני או במהלך הגשת הקינוחים, בקשו מהאולם לצייד את רכב הסעות במגש קינוחים מפנק לדרך.
בשבילכם לכל שאלה,
אור גל, מאורסים מאורסות.
שתף:
