7 סיבות לשכור מפיק ליום האירוע

מפיק ליום האירוע הוא מפיק אירועים המלווה את האירוע משלבי ההתארגנות בשעות הצהריים המוקדמות, דרך קבלת הפנים וסידורי ההושבה ועד לסיומו, זאת גם על מנת לוודא כי הכול מתנהל כפי שסוכם מראש מול הספקים השונים וגם על מנת להימנע מהוצאות מיותרות. השירות כולל פגישת היכרות, העברת פרטי האירוע המלאים כעשרה ימים לפני האירוע, תיאומים ועדכונים אחרונים מול ספקי השירות השונים וכמובן, ליווי ופיקוח ביום האירוע עצמו. אז למה כדאי לשכור מפיק ליום האירוע ולא להיעזר לצורך העניין בבן משפחה או באחד האורחים? היתרונות בשכירת מפיק ליום האירוע מתחלקים ליתרונות לוגיסטיים ויתרונות כלכליים, ויש לא מעט כאלה. 

חיסכון בזמן: הימים שלפני החתונה הם ימים עמוסים ולחוצים ומלאים בהמון פרטים טכניים. לא משנה כמה זמן מראש התחלתם לתכנן את החתונה, תמיד יישארו המון פרטים שיש לטפל בהם בסמוך למועד האירוע. נוכחות של אדם מקצועי, שתפקידו לתאם את הפרטים האחרונים מול הספקים, לייעץ לכם וכמובן, להרגיע בשעת הצורך, יהפכו את הימים הללו מלחוצים ומעיקים לרגועים ומהנים. 

ליווי מלא משלב ההתארגנות: בניגוד לאורחי החתונה, מפיק ליום האירוע הוא אדם מקצועי המלווה את האירוע כבר משלב ההתארגנות בשעות הצהריים המוקדמות של אותו יום. באופן כזה, קל יותר לפקח מראש על הנעשה, לוודא כי ספקי השירות השונים המקימים את האירוע, אכן עומדים בהסכמים שנחתמו מולם ובמידת הצורך, להעיר ולתקן. הרי לא יעזור לגלות כמה דקות לפני החופה, כשהאולם כבר מלא באורחים, שסידורי הפרחים שהזמנתם או סידור השולחנות שתכננתם לא תואם את מה שביקשתם, נכון? בשלב הזה כבר מאוחר מדי לתקן.

ניהול זמנים ופתרון בעיות בזמן אמת: מעצם היותו אדם מקצועי ומנוסה, מפיק ליום האירוע מורגל בניהול זמנים נכון ופתרון בעיות ותקלות בזמן אמת. בן משפחה או חבר, שייתקל בחוסר התאמה בין ההסכם לביצוע בפועל, ככל הנראה יאלץ לערב אתכם בקבלת ההחלטות ביום שהוא ממילא מאוד עמוס ולחוץ. מפיק מנוסה, לעומת זאת, ידע לקבל את ההחלטות בעצמו ולדרוש בצורה אסרטיבית מספקי השירות את המגיע לכם על פי ההסכם.

דמות ניטראלית: אין ספק כי יש חשיבות רבה לנוכחותו באירוע של אדם בעל סמכות מטעמכם, שתפקידו לשמור על האינטרסים שלכם. זוגות רבים סבורים כי זה תפקידו של מנהל האירוע מטעם האולם, וכאן הטעות. מנהל האירוע שומר בעיקר על האינטרסים של הגן ואין לו מושג מה סיכמתם עם מעצב האירוע, עם הדיג'יי או עם הצלם. וגם אם היה לו, כמעט בטוח שהיה בוחר לא לקחת חלק בהתנהלות מולם, מהטעם הפשוט, שזהו אינו תפקידו.

הצד שלי, הצד שלו: זוגות, שבוחרים להיעזר בערב האירוע בבן משפחה, בוחרים לשם כך בדרך כלל 2 נציגים, אחד מכל צד. מה קורה כשהם לא מסכימים זה עם זה? הרי ידוע לכל, שכששניים אמונים על הסדר באירוע או בכלל, מחלוקות צפויות להתרגש מהר מאוד. ניתן למנוע ויכוחים מיותרים ואי נעימויות בין בני המשפחה באמצעות שכירת מפיק ליום האירוע, אדם המקובל על שני הצדדים, אשר יהווה את צינור ההתקשרות הבלעדי מול הספקים.

התחשבות באורחים: בני המשפחה והחברים הקרובים וודאי, שישמחו לסייע לכם ביום האירוע בסידורי ההושבה ובארגון הכללי. כל זאת מהסיבה הפשוטה, שהם לא באמת מבינים עד הסוף במה כרוך העניין. אורח בחתונה האמון על הסדר הכללי וההתנהלות מול הספקים והאורחים, עשוי לבלות יותר מחצי מהערב בלוגיסטיקה במקום ליהנות עם יקיריו ביום החשוב הזה. סביר להניח, שלא תרצו לגלות בסיום האירוע, כי אדם שקרוב לכם מאוד, כלל לא נהנה בחתונה והתעסק במרבית הזמן בפרטים טכניים. תוכלו לחסוך את עוגמת הנפש הזאת, ולשכור מראש מפיק ליום האירוע, אשר יתעסק בכל הפרטים הקטנים.

חיסכון כלכלי: אף על פי, שלתפיסתם של חלק מהזוגות, מפיק ליום האירוע הוא הוצאה כלכלית נוספת, המצטרפת לשלל ההוצאות הכלולות ממילא בתכנון חתונה, מדובר במהלך העשוי לחסוך לזוג לא מעט כסף. מעקב אחר בקבוקי האלכוהול שרכשתם מבעוד מועד וסיפקתם לבר האלכוהול הסטנדרטי, או הושבה מושכלת של האורחים והימנעות מפתיחת שולחנות רזרבה, עשויים להיות מתורגמים להבדל של כמה אלפי שקלים בתחשיב הכללי של האירוע. לדוגמא, עלותו של שולחן רזרבי עבור עשרה אורחים בתחשיב של 250 ש"ח למנה, הוא 2500 ש"ח. 

ולסיום, אין ספק כי מפיק ליום האירוע הוא שירות שישדרג לכם את חוויית החתונה ויגרום לכם להיות אורחים באירוע שלכם. 

 

תודה לענת מחברת  events4-u על היעוץ והעזרה בכתיבת המאמר. 

לקטגוריה מפיק ליום האירוע לחצו כאן