שירות הפקת אירועים, הכרחי או מיותר?

אז מה זה בעצם שירות הפקת אירועים? מפיק אירועים הוא ספק שירות שתפקידו ללוות את הזוג משלב בחירת הספקים, דרך תמחור האירוע וכלה בתיאום בין הספקים והתנהלותם ביום האירוע עצמו. מטרת השירות לסייע לזוג לנתב בין שלל הספקים ואפשרויות הקיימות בעולם האירועים, הן מבחינת הטעם האישי והן מבחינת התקציב. 

כעיקרון, היתרונות בשימוש בשירות הפקת אירועים הם רבים, וברוב המקרים יחסכו לזוג לא רק זמן על טלפונים לעשרות ספקים, אלא גם לא מעט כסף. מפיק אירועים מנוסה הוא כזה, שידע להתאים בין הטעם האישי של הזוג לבין ספקי שירות מובילים באופן מדויק, יחסית, כך שהזוג לא יצטרך להתרוצץ בין מספר גדול של ספקים מאותו תחום רק כדי למצוא את זה שעונה על הדרישות שלו. לא זאת בלבד אלא, שמפיקי אירועים מובילים בתחומם הם בד"כ גם בעלי היכרות אישית מוקדמת עם לא מעט ספקים בתחום האירועים ומסוגלים לקבל תמחור נמוך משמעותית עבור אירועים המגיעים דרכם, לעומת זה שיקבל זוג שמגיע באופן עצמאי. אם נחשב את סך העלויות שניתן לחסוך באופן הזה, נגלה שברוב המקרים הסכום עולה באופן משמעותי על התשלום שגובה מפיק אירועים עבור הפקת האירוע, כך שלא רק זמן וכאב ראש נחסכים לזוג, אלא גם לא מעט כסף.

לפני שבכלל ניגשים לבחור שירות להפקת אירועים, כדאי שהזוג יקבל מספר החלטות בסיסיות לגבי האירוע שלהם. ראשית, כדאי לחבר רשימת ראשונית של המוזמנים כדי שהמפיק יוכל לנתב את הזוג לגני אירועים מתאימים מבחינת גודל וכמות מוזמנים. מעבר לכך, כדאי להגדיר תקציב ראשוני כלשהו לכל אחד מספקי השירות או אפילו תקציב כללי לחתונה, כדי להקל על תהליך בחירת הספקים. ולבסוף, רצוי להחליט האם אתם מעוניינים בחתונה בקונספט סטנדרטי או שמא באירוע לא סטנדרטי שמצריך מפיק בעל ניסיון וידע בתחום.

בשלב ראשון, חשוב לוודא שיש לכם כימיה טובה עם המפיק מכיוון שהוא ילווה אתכם בתהליך מול הספקים. זה חשוב גם לשמירת יחסים טובים בינו ולבין המשפחה. כמו כן חשוב לוודא שמדובר באדם מקצועי, מנוסה ואמין. מפיק טוב הוא כזה שיעזור לכם להגשים לכם את החלומות שלכם מבלי שתאלצו להוציא סכומי ענק שיגרמו לכם להרגיש כאילו אתם לוקחים משכנתא. מאחר והפקת אירועים היא תחום לימודי מוכר, כדאי ואף רצוי לשאול לגבי המוסד הלימודי בו רכש את ההכשרה, לבקש לשוחח עם זוגות ששכרו את שרותיו בעבר (ההמלצה היא לבחור באופן אקראי זוגות מתוך רשימת חשבוניות או יומן כדי לוודא שההמלצה לא מגמתית) ואפילו לשוחח עם ספקים מהתחום שעובדים מולו באופן שוטף. זוהי, למעשה, הדרך האולטימטיבית לקבל רושם ראשוני על מהימנות ומקצועיות הספק, שעשוי להפיק לכם את האירוע. נקודה נוספת שאליה חשוב לשים לב, היא האם למפיק ישנו ניסיון בהפקת אירועים מהסוג בו אתם מעוניינים לדוגמא, אירועי קונספט, חתונה בטבע/בים, חתונת שישי צהריים, חתונה הפוכה וכו'. אירועים מהסוג הזה מצריכים חשיבה "מחוץ לקופסא" ושימת לב לפרטים שלא תמיד באים לידי ביטוי בחתונת ערב סטנדרטית. וכמובן, איך אפשר בלי להדגיש את החשיבות של כימיה ואינטראקציה בינאישית מול מפיק האירועים, שעליה לא ניתן לוותר, גם לא בתמורה לניסיון או מחיר. קחו בחשבון שמפיק האירועים אמור ללוות אתכם באופן אינטנסיבי במהלך החודשים הקרובים, וודאי שתירצו אנרגיה חיובית ואווירה טובה באותן פגישות, לכן לכו עם האינטואיציה שלכם ואל תתפשרו על מפיק שלא מעניק לכם את התחושה שאתם הכי מיוחדים שלו.

 

בברכת מזל טוב,

צוות מאורסים