בתקופה האחרונה אני נתקל בפרסום של לא מעט ספקים בתחום שמוגדר כ - "מפיק ליום האירוע" או "מנהל אירוע חיצוני". עם הפרסומים, מתעוררת השאלה המתבקשת: מדוע צריך מנהל אירוע חיצוני אם אני מקבל מנהל אירוע מטעם האולם?! לא חבל על הכסף?
נניח שאתם קונים דירה מקבלן וצריך לעשות חוזה, הקבלן מציע לכם לא להביא עו"ד כי העו"ד שלו ממש מקצועי. הייתם מביאים עו"ד משלכם????
ראשית נשאל כמה שאלות חשובות!!!
האם מנהל האירוע מהאולם מעדיף לפתוח שולחנות רזרבה (ששווים כסף למי שמשלם לו) או לא?
האם מנהל האירוע של האולם מעדיף שהאירוע יגמר מוקדם או מאוחר? (חשמל, מיזוג, עובדים בשעות נוספות ועוד..)
האם מנהל האירוע מטעם האולם יספר לכם על פדיחה או בעיה שקרתה באחד השולחנות או עם המעצב/הבר של האולם?
דיל לזמן מוגבל, מפיקה + ועוזרת מפיקה החל מ-1800 ש"ח בלבד >>
במהלך החתונה, אנו משקיעים משאבים כלכליים רבים. כל זוג מגדיר לעצמו בד"כ תקציב לפרטים הכרחיים ופרטים, שהפכו לנורמה, אבל הם בגדר מותרות. מנהל אירוע חיצוני/מפיק נחשב בדר"כ לבזבוז, בדומה לאישורי הגעה. בואו נגלה לכם סוד, כאן מתחילה הטעות הבסיסית של כולם. אישורי הגעה מקצועיים בשילוב עם מפיק או מנהל ליום האירוע, היא ההשקעה הנכונה ביותר. לא פעם אני שומע על אירועים שלא הגיעו אליהם אורחים, זוגות שלא ידעו לכמה מנות להתחייב מול האולם או נציג משפחה, שלא הסתדר עם תהליך ההושבה. התוצאה של כל אלו היא זוג, שנאלץ לשלם כסף רב מיותר. מנהל אירוע, שיצליח לחסוך לכם 7 מנות מיותרות, החזיר את ההשקעה.
- מודעה -
אז מה ההבדל באמת ?
מנהל אירוע מטעם האולם הוא חשוב. לא ניתן לקיים אירוע בלעדיו. אולם, יש שיגידו, שתמיד הוא יהיה בניגוד אינטרסים. אבל זה לא תמיד נכון. מנהל אירוע טוב, שעובד באולם שמכבד את עצמו, יודע שאירוע מוצלח ומסודר הוא הפרסום הטוב ביותר לאולם.
מנהל אירוע מטעם האולם מכיר את האולם הכי טוב ומודע באופן הטוב ביותר לשיתוף הפעולה בין הגורמים השונים באולם ועל ההרמוניה בין לוחות הזמנים של המטבח והאירוע. לכן, חשוב להסביר למנהל האירוע החיצוני כי עליו לעבוד בשיתוף פעולה מלא עם מנהל המקום. רק כך יוכל להביא להצלחת האירוע.
תנסו גם לענות על השאלות הבאות:
איך צועדים לחופה?? מי מלווה לחופה? מי מהקרובים עומד בחופה? מי נמצא במעמד החתימה על הכתובה? מתי להתחיל את טקס החופה?
מי אחראי לוודא שהבאתם כל מה שצריך ליום האירוע? מי סופר את הכיסאות באולם? מוודא שהשירותים נקיים? דואג שיוצאים מספיק מגנטים? משלם לספקים בסוף האירוע?
מי מוודא שהאולם והספקים עומדים בהסכמים? שהאלכוהול יוצא לבר בהדרגה? שכל הבקבוקים מהבר חוזרים? מי אחראי להוציא את הזוהרים והכפכפים, ומתי?
מי אחראי לוודא שכולם יושבים במקומות שייעדתם להם? שלא פותחים שולחנות רזרבה מיותרים? שהמוסיקה עוצרת בזמן הנכון? שהמנות והקינוחים יוצאים בזמן? שהאורחים הטבעונים קיבלו מנות מכובדות? שהבוס מהעבודה מקבל יחס וי אי פי?
מי דואג שארוחת הלילה תצא בזמן המתאים? שכולם עלו על ההסעה? שההסעה עוברת ועוצרת בתחנות בהתאם לתכנון?
אז בואו נרד לפרטים ...
במידה ולא שכרתם מפיק חתונה חיצוני, תצטרכו להיעזר בחברים ובני משפחה על מנת למלא את המשבצת. זכרו, שמדובר באורחים שלכם, שהגיעו לחתונה כדי ליהנות. כמעט תמיד, מדובר בדמות חסרת ניסיון, גם ברמה התפעולית הטכנית וגם ברמה הרגשית, הדורשת התמודדות עם הלחץ, הכרוך בארגון אירוע מורכב כל כך.
כששוכרים מנהל אירוע חיצוני, מעבירים את האחריות מבן המשפחה למישהו מקצועי, שמאפשר לכם- ליהנות ביום המיוחד שלכם, לאורחים- ליהנות מחתונה שמחה ומקפיצה ולקהל- ליהנות מכל מה שהכנתם עבורו במיטב כספכם. כל זה, תוך שמירה על התנהלות אירוע נכונה ובריאה עם דגש על החסכון הכלכלי בנושא ההושבה, ובשיתוף פעולה מלא עם האולם.
המלצה שלי, לשכור מנהל אירוע שגדל, צמח והתפתח באולמות אירועים. אלו הם בעלי מקצוע בעלי ידע עשיר בתחום, שיודעים איפה הטריקים והניואנסים הקטנים, מבינים את התנהלות המטבח ולוחות הזמנים זמנים ומכירים היטב את בעלי המקצוע והאינטראקציה ביניהם.
חשוב לשכור מנהל אירוע עם המלצות ולא להתפתות לבעלי מקצוע הגובים מחירים נמוכים.
בפגישה הראשונית, חשוב לוודא את הכימיה האינטראקציה הבינאישית מולו. מנהל האירוע אמור להיות צמוד אליכם במהלך כל האירוע, ולכן חשוב, שיגרום לכם להרגיש, שאתם סומכים עליו ב-100 אחוז. אחרי הכול, באירוע אתם אמורים להתמקד בלשבור את הכוס וליהנות!
- מודעה -
כך תעשו את זה נכון?
בפגישה עם מנהל האירוע החיצוני, יש לבנות תיק אירוע, הכולל את שמות הספקים העיקרים:
- סוכן מכירות, מנהל אירוע, בר, עיצוב, תאורן.
- די ג'יי , צלם , רב מחתן, צלם מגנטים, ספק אטרקציות, השכרת רכב, קישוט רכב, זר כלה.
- חליפת חתן, מעצב שיער לחתן.
- שמלת כלה, שיער ואיפור לכלה.
מידע נוסף תמצאו באפליקציית "מאורסים מאורסות - ארגון חתונה" (לחצו להורדה)
פגישה עם מנהל האירוע - מה חשוב להבין, מה חשוב לברר, רשימת שאלות חשובות לפגישה והסבר מפורט על מהו מבנה האירוע. (כנסו לצק ליסט > פגישה עם מנהל האירוע > כל הטיפים).
מעבר לכך, יש להתייחס לנקודות הבאות:
- בניית תוכנית ליום האירוע + ליין אפ לאירוע ( קבלת פנים, כתובה, חופה, סלואו וכו').
- רשימה של מה מביאים לכל מקום.
- עדכון ותזמון רב ועדים (מתי להגיע, מי מביא מה).
- תכנון כניסות לחופה ומי נמצא בחופה (במידה ומדובר בחופה מסורתית- עדכון האוחזים, בדיקה מול המעצב לגבי מי מביא את החופה).
- הכנת טבלת תשלומים ליום האירוע.
- הכנת מפת הושבה + רשימת אורחים.
- מעבר על תפריט אוכל, תפריט אלכוהול, תפריט עיצוב.
- איסוף אלכוהול נוסף + אקססוריז.
- ביום האירוע, מנהל האירוע יגיע לאולם מוקדם ויטפל בנקודות הבאות:
- העברת האלכוהול המסומן למנהל הבר ותדרוך הצוות על קצב ההוצאה ומתי.
- בתום האירוע, ריכוז הבקבוקים הריקים והמלאים.
- העברת הזוהרים למנהל האירוע ואחריות על התזמון.
- בדיקת ניקיון כלים, שירותים.
- בדיקת עיצוב.
- בדיקה מול ספקים.
- ביצוע תזמונים בין כלל הספקים.
- במידה ויש הסעה, בדיקה מול איש קשר שכולם עלו להסעה.
- תדרוך לחופה וכן, שכל מי שצריך להיות נמצא בחופה.
- ולוודא שהאולם נעול בזמן חופה.
- סיוע במהלך ההושבה ומציאת פתרונות בזמן אמת.
- להביא לכם כוס מים מיד לאחר שבירת הכוס, להחזיר את השל וההינומה למקום.
- לוודא שכל המנות יוצאות לכלל האורחים בזמן ושכולם מרוצים.
- לוודא שהמוסיקה יורדת בזמן כך שכולם יקבלו את האוכל חם.
- לוודא שההורים מוצאים זמן גם לאכול.
- לוודא שהחתן כלה שותים מים בין לבין, מספיקים גם קצת לאכול ולקחת אוכל למלון.
- מתן תשלום לספקים והחתמתם.
- איסוף של המגנטים המיותרים, לאחר שבדק שיוצאים מספיק לאורחים.
- אני, כמנהל אירוע, דואג גם להסיע את הזוג לאחר מכן למלון בתור נהג תורן.
לסיום, עולם מנהלי האירועים הוא פרוץ ורחב. תוכלו למצוא מנהלים, בסכום של החל מ-1000 ₪. אין מחיר נכון או לא נכון, הכל תלוי ברמת הוותק, הידע והניסיון.
מנהל אירוע טוב יחסוך לכם כסף רב (מספיקות רק 7 מנות שהוא חוסך לכם, וזה כבר היה שווה את זה) לכו עם הלב ועם הכימיה.
לשירותכם,
אור גל - מנהל אירועים, אתר מאורסים מאורסות
זמין לכל שאלה נוספת - 053-793-4000
שתף:
